FAQ

Hier findet ihr ein FAQ zu den wichtigsten Fragen und Antworten um die Sicherheit am Arbeitsplatz rund um die Uhr zu gewährleisten.

Passwort-Manager

Sicherheit am Arbeitsplatz ist besonders für Steuereberater von großer Bedeutung, da sie mit sensiblen Finanzdaten und persönlichen Informationen arbeiten. Hier sind 10-15 häufig gestellte Fragen (FAQ) zum Thema Sicherheit am Arbeitsplatz in Bezug auf Passwörter, Bidlschirm und weitere relevante Maßnahmen:

Ein sicheres Passwort schützt Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff. Es sollte komplex und schwer zu erraten sein.

Verwenden Sie eine Kombination aus Groß- und Kleinbuchstaben, Zahlen und Sonderzeichen. Ihr Passwort sollte mindestens 12 Zeichen lang sein.

Ändern Sie Ihr Passwort alle 3-6 Monate und vermeiden Sie die Wiederverwendung alter Passwörter.

Ein Passwort-Manager hilft Ihnen, komplexe Passwörter sicher zu speichern und zu verwalten. Ja, die Verwendung eines Passwort-Managers wird empfohlen.

Das Sperren des Bildschirms verhindert, dass Unbefugte auf Ihren Computer zugreifen, wenn Sie Ihren Arbeitsplatz verlassen. Es schützt vertrauliche Informationen.

Nutzen Sie die Tastenkombinationen wie „Windows-Taste + L“ (bei Windows) oder „Control + Command + Q“ (bei Mac), um den Bildschirm sofort zu sperren.

Konfigurieren Sie Ihr Betriebssystem so, dass der Bildschirm nach einer bestimmten Zeit der Inaktivität automatisch gesperrt wird (z.B. nach 5 Minuten).

Nutzen Sie die Passwort-Wiederherstellungsfunktionen Ihres Systems oder kontaktieren Sie Ihren IT-Support.

Achten Sie auf ungewöhnliche Absender, Rechtschreibfehler und verdächtige Links. Geben Sie keine sensiblen Informationen über E-Mail preis.

Verwenden Sie Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA), verschlüsseln Sie sensible Daten und sichern Sie Ihre Daten regelmäßig.

2FA ist eine zusätzliche Sicherheitsebene, die neben dem Passwort einen zweiten Verifizierungsschritt erfordert, z.B. einen Code auf Ihr Mobiltelefon.

Updates beheben Sicherheitslücken und sorgen dafür, dass Ihre Systeme vor neuen Bedrohungen geschützt sind.

Verwahren Sie vertrauliche Dokumente in abschließbaren Schränken und vernichten Sie nicht mehr benötigte Dokumente sicher, z.B. durch Schreddern.

Verwenden Sie Passcodes oder biometrische Sperren, aktivieren Sie die Datenverschlüsselung und melden Sie den Verlust sofort dem IT-Support.

Melden Sie den Vorfall sofort Ihrem IT-Support oder Vorgesetzten, um geeignete Maßnahmen zu ergreifen und den Schaden zu minimieren.

Microsoft 365

Hier ist eine FAQ-Liste mit 10-15 Einträgen zur Nutzung von Microsoft 365, die wichtige Themen wie die Nutzung von Microsoft-Teams, Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) und andere relevante Aspekte abdeckt:

Microsoft 365 ist ein Abonnementdienst, der Anwendungen wie Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneDrive, Teams und viele weitere umfasst.

Gehen Sie auf die Microsoft 365-Anmeldeseite, geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort ein und folgen Sie den Anweisungen.

Microsoft Teams ist eine Kollaborationsplattform, die Chat, Videokonferenzen, Dateifreigabe und Integration mit anderen Microsoft 365-Anwendungen ermöglicht.

Klicken Sie in Teams auf „Teams“ in der linken Seitenleiste, dann auf „Team erstellen“ oder „Einem Team beitreten“, und folgen Sie den Anweisungen.

Gehen Sie zu einem Chat oder Kanal, klicken Sie auf das Kamera-Symbol und wählen Sie „Jetzt besprechen“ oder planen Sie ein Meeting im Kalender.

2FA bietet eine zusätzliche Sicherheitsebene durch die Anforderung eines zweiten Verifizierungsschritts. Aktivieren Sie sie im Sicherheitscenter unter „Zusätzliche Sicherheitsüberprüfung“.

Nutzen Sie OneDrive oder SharePoint, um Dateien hochzuladen, und verwenden Sie die Freigabefunktion, um Links mit Kollegen zu teilen.

Öffnen Sie das Dokument in Word oder Excel Online, klicken Sie auf „Teilen“ und senden Sie den Link an Ihre Kollegen, um gleichzeitig daran zu arbeiten.

Verwenden Sie Ordner, Kategorien und Suchordner, um Ihre E-Mails zu organisieren. Nutzen Sie Regeln, um E-Mails automatisch zu sortieren.

Installieren Sie die OneDrive-App auf Ihrem Computer und melden Sie sich an. Ihre Dateien werden automatisch synchronisiert und sind offline verfügbar.

Erstellen Sie in Outlook einen neuen Termin und wählen Sie „Teams-Besprechung“ aus, um einen Teams-Link hinzuzufügen. Alternativ planen Sie das Meeting direkt in Teams.

Gruppen sind ein kollaboratives Arbeitsumfeld für die Zusammenarbeit in Projekten, einschließlich geteiltem Posteingang, Kalender und Dokumentenbibliothek.

Öffnen Sie OneNote, erstellen Sie ein Notizbuch und fügen Sie Abschnitte und Seiten hinzu. Synchronisieren Sie Ihre Notizen auf allen Geräten.

Melden Sie sich auf der Microsoft 365-Website an, gehen Sie zu „Installieren“ und folgen Sie den Anweisungen zur Installation der gewünschten Anwendungen.

Gehen Sie zur Anmeldeseite, klicken Sie auf „Passwort vergessen?“ und folgen Sie den Anweisungen zur Wiederherstellung Ihres Kontos über E-Mail oder SMS.

Modern Workplace

Hier ist eine FAQ-Lite mit 10-15 Einträgen zur Fehlersuche, wenn ein Arbeitsplatz eine Fehlermeldung anzeigt und nicht startet:

Überprüfen Sie, ob alle Kabel richtig angeschlossen sind und ob der Computer eingeschaltet ist. Versuchen Sie dann, den Computer neu zu starten.

Häufige Fehlermeldungen sind „Boot Device Not Found“, „Operating System Not Found“ oder „Blue Screen of Death (BSOD)“. Diese können auf Festplattenprobleme, fehlende Betriebssystemdateien oder Hardwarefehler hinweisen.

Diese Meldung bedeutet, dass der Computer das Betriebssystem nicht findet. Überprüfen Sie die BIOS-Einstellungen, um sicherzustellen, dass die Festplatte erkannt wird und an erster Stelle der Boot-Reihenfolge steht.

Überprüfen Sie, ob der Monitor eingeschaltet ist und alle Kabel richtig angeschlossen sind. Testen Sie den Monitor an einem anderen Computer, um sicherzustellen, dass er funktioniert.

Starten Sie den Computer neu und drücken Sie während des Startvorgangs wiederholt die Taste F8 (bei älteren Windows-Versionen) oder halten Sie die Shift-Taste gedrückt und wählen Sie „Abgesicherter Modus“ (bei neueren Windows-Versionen). Der abgesicherte Modus lädt nur die nötigsten Treiber und kann helfen, Softwareprobleme zu diagnostizieren.

Ein BSOD ist ein schwerwiegender Systemfehler. Notieren Sie sich den Fehlercode und suchen Sie online nach Lösungen oder kontaktieren Sie den IT-Support.

Führen Sie die integrierten Diagnoseprogramme Ihres Computers aus (z.B. Dell Diagnostics, HP PC Hardware Diagnostics). Diese Programme testen verschiedene Hardwarekomponenten auf Fehler.

Überprüfen Sie die Startprogramme und deaktivieren Sie unnötige Programme im Task-Manager. Führen Sie einen Virenscan durch und bereinigen Sie temporäre Dateien.

Nutzen Sie die Windows-Wiederherstellungsumgebung, indem Sie von einem Installationsmedium booten und „Computer reparieren“ auswählen. Verwenden Sie die Option „Starthilfe“ oder führen Sie eine Systemwiederherstellung durch.

Führen Sie das Programm „chkdsk“ aus, um Ihre Festplatte auf Fehler zu überprüfen. Öffnen Sie dazu die Eingabeaufforderung als Administrator und geben Sie „chkdsk /f“ ein.

Starten Sie den Computer im abgesicherten Modus und führen Sie einen vollständigen Virenscan mit einem vertrauenswürdigen Antivirus-Programm durch. Entfernen Sie alle gefundenen Bedrohungen.

Verwenden Sie das Windows-Speicherdiagnosetool. Geben Sie „mdsched.exe“ in die Suchleiste ein und folgen Sie den Anweisungen.

Kontaktieren Sie den IT-Support Ihres Unternehmens oder einen professionellen Techniker. Geben Sie so viele Details wie möglich zu dem aufgetretenen Problem und den bereits durchgeführten Maßnahmen an.

Verwenden Sie externe Speichergeräte oder Cloud-Dienste, um wichtige Dateien zu sichern. Stellen Sie sicher, dass Sie regelmäßige Backups durchführen.

Öffnen Sie die Einstellungen und wählen Sie „Update und Sicherheit“ > „Wiederherstellung“. Klicken Sie auf „Diesen PC zurücksetzen“ und folgen Sie den Anweisungen. Dies sollte jedoch nur als letzte Maßnahme durchgeführt werden.

NordPass

NordPass ist ein Passwort-Manager, der Ihnen hilft, komplexe Passwörter sicher zu speichern und zu verwalten. Es bietet verschlüsselte Speicherung und einfache Zugriffsmöglichkeiten auf Ihre Passwörter.

Besuchen Sie die NordPass-Website, laden Sie die entsprechende Version für Ihr Betriebssystem herunter und folgen Sie den Installationsanweisungen.

Nach der Installation öffnen Sie NordPass, erstellen ein Konto mit Ihrer E-Mail-Adresse und einem sicheren Master-Passwort, das als Schlüssel für alle Ihre gespeicherten Passwörter dient.

Das Master-Passwort ist das Hauptpasswort, das Sie benötigen, um auf Ihre NordPass-Daten zuzugreifen. Es sollte lang, komplex und einzigartig sein, da es den Zugriff auf alle Ihre gespeicherten Passwörter schützt.

Öffnen Sie NordPass und klicken Sie auf „Neues Element hinzufügen“. Wählen Sie den Typ des Elements (z.B. Passwort, Notiz) und geben Sie die erforderlichen Informationen ein.

Installieren Sie die NordPass-Browsererweiterung, melden Sie sich an und aktivieren Sie die Autofill-Funktion. NordPass füllt Ihre Anmeldeinformationen automatisch auf Websites aus, die Sie besuchen.

Wählen Sie in NordPass das Passwort, das Sie teilen möchten, klicken Sie auf „Teilen“ und geben Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers ein. Der Empfänger muss ebenfalls NordPass nutzen, um das Passwort zu empfangen.

Exportieren Sie Ihre Passwörter aus dem alten Passwort-Manager als CSV-Datei. In NordPass klicken Sie auf „Einstellungen“ > „Importieren“ und folgen den Anweisungen, um die CSV-Datei zu importieren.

Leider gibt es keine Möglichkeit, das Master-Passwort wiederherzustellen, da NordPass Zero-Knowledge-Verschlüsselung verwendet. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihr Master-Passwort sicher aufbewahren.

Laden Sie NordPass auf jedes Ihrer Geräte herunter und melden Sie sich mit Ihrem Konto an. Ihre Daten werden automatisch synchronisiert.

5 Tricks zur Nutzung von NordPass
  1. Verwenden Sie den Passwort-Generator: Nutzen Sie den integrierten Passwort-Generator von NordPass, um starke, einzigartige Passwörter für jede Ihrer Online-Konten zu erstellen.
  2. Organisieren Sie Ihre Passwörter: Erstellen Sie Ordner und Kategorien in NordPass, um Ihre Passwörter besser zu organisieren und schneller zu finden.
  3. Aktivieren Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA): Fügen Sie eine zusätzliche Sicherheitsebene hinzu, indem Sie 2FA für Ihr NordPass-Konto aktivieren. Verwenden Sie eine Authentifizierungs-App wie Google Authenticator.
  4. Sichern Sie wichtige Notizen: Speichern Sie sensible Informationen wie Software-Lizenzen oder Bankdaten als sichere Notizen in NordPass.
  5. Nutzen Sie die Sicherheitsberichte: Überprüfen Sie regelmäßig die Sicherheitsberichte von NordPass, um schwache, doppelte oder kompromittierte Passwörter zu identifizieren und zu ändern.
Was ist ein Passkey und wie funktioniert dieser?

Ein Passkey ist eine moderne Anmeldetechnologie, die von der FIDO (Fast Identity Online) Alliance entwickelt wurde. Es ersetzt traditionelle Passwörter durch sicherere Authentifizierungsfaktoren wie biometrische Daten (z.B. Fingerabdruck, Gesichtserkennung) oder Hardware-Schlüssel. Passkeys sind weniger anfällig für Phishing und andere Angriffe, da sie an das Gerät gebunden sind und nicht in der Cloud gespeichert werden.

Funktionsweise eines Passkeys:
  • Erstellung: Bei der Einrichtung wird ein kryptografisches Schlüsselpaar erzeugt. Der öffentliche Schlüssel wird auf dem Server gespeichert, während der private Schlüssel sicher auf dem Gerät bleibt.
  • Authentifizierung: Bei der Anmeldung sendet der Server eine Herausforderung, die mit dem privaten Schlüssel auf dem Gerät signiert wird. Diese signierte Nachricht wird zurück an den Server gesendet, um die Identität zu bestätigen.
  • Sicherheit: Da der private Schlüssel das Gerät niemals verlässt und biometrische Daten oder Hardware-Schlüssel verwendet werden, sind Passkeys sehr sicher und benutzerfreundlich.

Durch die Verwendung von Passkeys können Benutzer sicher und ohne Passwörter auf ihre Konten zugreifen, was die Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit erheblich verbessert.

Pascom Cloud

Die Pascom Cloud ist eine VoIP-Telefonielösung, die cloudbasiertes Telefonieren, Team-Kommunikation und Collaboration-Tools bietet, um die Geschäftskommunikation zu verbessern.

Nach der Registrierung bei Pascom erhalten Sie eine E-Mail mit Anweisungen zur Kontoaktivierung. Folgen Sie den Anweisungen, um Ihr Konto einzurichten und Ihre Geräte zu konfigurieren.

Sie können IP-Telefone, Softphones auf Ihrem Computer sowie mobile Apps auf Ihren Smartphones und Tablets verwenden, um auf die Pascom Cloud zuzugreifen.

Laden Sie die Pascom App aus dem App Store (iOS) oder Google Play Store (Android) herunter, installieren Sie sie und melden Sie sich mit Ihren Pascom-Kontodaten an.

Melden Sie sich im Pascom Admin Portal an, gehen Sie zu „Benutzerverwaltung“ und klicken Sie auf „Neuen Benutzer hinzufügen“. Geben Sie die erforderlichen Informationen ein und weisen Sie dem Benutzer die entsprechenden Rechte zu.

Verbinden Sie das IP-Telefon mit Ihrem Netzwerk und folgen Sie den Anweisungen im Benutzerhandbuch des Telefons. Geben Sie die von Pascom bereitgestellten SIP-Registrierungsdaten ein, um das Telefon zu konfigurieren.

Verwenden Sie Ihr IP-Telefon, Softphone oder die mobile App, geben Sie die Nummer des Gesprächspartners ein und drücken Sie „Anrufen“. Für interne Anrufe können Sie auch die Kurzwahl verwenden.

Melden Sie sich im Pascom Benutzerportal an, gehen Sie zu „Einstellungen“ > „Anrufweiterleitung“ und konfigurieren Sie die gewünschten Weiterleitungsregeln.

Voicemails werden in Ihrem Pascom-Konto gespeichert. Sie können diese entweder über die Pascom App, das Softphone oder das Benutzerportal abhören.

Überprüfen Sie Ihre Internetverbindung und die Netzwerkverbindung Ihres Geräts. Starten Sie das Gerät neu und stellen Sie sicher, dass Ihre SIP-Anmeldedaten korrekt sind. Kontaktieren Sie den Pascom-Support, wenn das Problem weiterhin besteht.

Melden Sie sich im Pascom Benutzerportal an, gehen Sie zu „Einstellungen“ > „Collaboration“ und aktivieren Sie die gewünschten Tools wie Chat, Videokonferenzen und Dateifreigabe.

Gehen Sie im Pascom Benutzerportal zu „Konferenzen“, erstellen Sie eine neue Konferenz, laden Sie die Teilnehmer ein und planen Sie die Zeit. Teilnehmer können sich dann über die bereitgestellten Einwahldaten einwählen.

Laden Sie die Pascom Desktop-App von der Pascom-Website herunter, installieren Sie sie und melden Sie sich mit Ihren Pascom-Kontodaten an. Sie können die App für Anrufe, Chats und Konferenzen verwenden.

Pascom Cloud-Updates werden automatisch bereitgestellt. Stellen Sie sicher, dass Ihre Geräte regelmäßig neu gestartet werden, um die neuesten Updates zu erhalten.

Melden Sie sich im Pascom Admin Portal an, gehen Sie zu „Berichte“ und wählen Sie die gewünschten Protokolle und Berichte aus, um Details zu Anrufaktivitäten und Systemnutzung anzuzeigen.

5 Tipps und Tricks für die Nutzung der Pascom Cloud
  1. Verwenden Sie Hotkeys: Nutzen Sie Hotkeys auf Ihrem Softphone oder der Pascom Desktop-App, um Anrufe schnell entgegenzunehmen, zu beenden oder weiterzuleiten.
  2. Personalisieren Sie Ihre Voicemail: Richten Sie eine persönliche Voicemail-Begrüßung ein, um Anrufer professionell zu begrüßen und wichtige Informationen bereitzustellen.
  3. Nutzen Sie Anrufgruppen: Erstellen Sie Anrufgruppen für verschiedene Abteilungen, um Anrufe effizient zu verteilen und sicherzustellen, dass keine Anrufe verpasst werden.
  4. Integrieren Sie CRM-Systeme: Integrieren Sie Ihre Pascom Cloud mit CRM-Systemen, um Anrufe zu protokollieren und Kundeninformationen während eines Gesprächs leicht zugänglich zu machen.
  5. Aktivieren Sie Push-Benachrichtigungen: Aktivieren Sie Push-Benachrichtigungen auf Ihren mobilen Geräten, um sicherzustellen, dass Sie keine wichtigen Anrufe oder Nachrichten verpassen, selbst wenn die App im Hintergrund läuft.